9 Dicas que tornarão sua Copiadora
amigável ao usuário!
Confira estas dicas que podem ajudá-lo a tirar
proveito dos recursos da sua copiadora... E evitar atolamentos de papel e
reparos.
Na maioria das
vezes, os problemas com as copiadoras são mais frequentemente causados por erro do operador (em outras palavras -
VOCÊ). Você pode estar em desacordo, mas as copiadoras vêm com muitos recursos
fáceis de usar. A razão pela qual você não concorda provavelmente é porque você
pode não ter aprendido a usar corretamente sua copiadora digital. (Nós
fornecemos treinamento como parte da instalação da copiadora, a propósito.)
É por isso que fiz
uma lista útil de alguns dos truques das copiadoras menos conhecidos, e então
espero que você e você copiadora possam se dar bem. Vamos lá!
Use os recursos
“inteligentes” da copiadora, e não tenha mais dificuldades.
1. Configure como o
papel de suas bandejas são puxados.
A maioria das
copiadoras possui configurações avançadas que permitem definir como o papel se
comporta durante um trabalho de impressão. Se você tiver papel timbrado na
gaveta dois (que você não deseja que as pessoas usem só quando necessário),
verifique se a copiadora não é padrão para puxar da bandeja de timbrado quando
a bandeja de papel normal estiver vazia.
Se você quiser
configurar suas bandejas com diferentes tipos de papel, crie etiquetas e as coloque
na parte externa das gavetas para que as pessoas saibam o tipo de papel que
está lá. Desta forma, sua equipe não usará papel timbrado ou papel especial,
para suas notas de reunião descartáveis. Se você tem usuário que erram a
bandeja constantemente, lembre-os de que, se eles quiserem usar papel especial,
a bandeja de alimentação manual geralmente é a melhor aposta e mostre-lhes como
usá-la.
2. Faça uma cópia de
prova (ID Copy, Sample Copy).
Já configurou um trabalho de cópia complexo, pensando
que está tudo ajustado corretamente e então percebeu que não estava (por
exemplo, o original era muito claro, ou a copia precisava ser colorida e/ou
escala de cinza) e precisa cancelar tudo e começar de novo?
Permita-me que lhe apresente uma cópia de prova (ID
Copy ou Sample Copy) - sua nova melhor amiga. Encontrado em praticamente todos
os painéis de copiadora, você pressiona este botão (ID Copy/Sample Copy) antes
de iniciar suas configurações de cópia e, quando você pressiona o botão
Iniciar, fará uma cópia de amostra para você. Se tudo estiver bem, basta
pressionar o botão Iniciar novamente e o trabalho retomará com a próxima cópia
na sequência. Se você precisa mudar algo, basta alterá-lo e fará outra cópia de
prova para você. Isso não só economiza tempo, mas também papel.
3. Saiba como usar
recursos avançados, como Job Build.
"Job Build" é um ótimo recurso para pessoas
que fazem muita digitalização com documentos grandes que não podem caber no
alimentador de documentos ao mesmo tempo. Em vez de escanear o trabalho em
vários arquivos de documentos e depois juntá-los em seu computador com outro
aplicativo, você pode verificar todas as páginas com esse recurso em um
trabalho. O Job Build armazena em cache os conjuntos de páginas no disco rígido
da copiadora, até que você tenha terminado toda a sua digitalização, e depois
finaliza o arquivo para o envio para a pasta no computador.
4. Configure
predefinições de impressão/cópia para um padrão.
Predefinições e configurações padrão devem ser
ajustadas quando você recebe uma nova copiadora. Descubra como seu escritório
planeja usar a máquina. Determine quais recursos o beneficiarão mais e configure-os
como padrões. Salvar pré-ajustes para usuários frequentes.
Se você fizer isso, certifique-se de treinar seus
usuários como acessar as predefinições e manter treinamentos regulares com
usuários avançados, que replicarão as informações com usuários padrão. O
treinamento contínuo é fundamental para manter sua copiadora "amigável
para o usuário" porque a maioria das pessoas não gosta de perguntar como
fazer algo que você já as ensinou uma vez (e eles nunca vão admitir que eles
esqueceram).
5. Defina o scanner
da copiadora para ignorar páginas em branco.
Nós temos muitos clientes nos perguntando sobre a
digitalização de grandes trabalhos que possuem uma mistura de páginas de um
lado e frente e verso. Eles geralmente quebram o trabalho e fazem originais de
um lado só primeiro e depois os documentos de dois lados, para que não tenham
páginas em branco. Isso é tedioso e envolve um grande trabalho. Mas você sabia
que você pode informar a sua copiadora para "ignorar páginas em
branco" ao digitalizar? Esta é uma coisa comum que muitos clientes definem
isso como padrão em suas configurações de copia e/ou digitalização, já que a
maioria das pessoas não deseja páginas em branco em um arquivo escaneado ou
copiado.
Seguir estas dicas simples sobre como manipular o papel
ajudará muito a evitar atolamentos de papel - e com a limpeza geral.
6. Guarde o papel
perto da copiadora, para que os colaboradores não tenham que ficar procurando.
Não há nada que uma copiadora odeie mais do que papel
enrugado e bagunçado. É por isso que sempre é uma boa ideia manter o papel
armazenado em uma área dedicada, com muito espaço para o empilhamento adequado.
O papel é melhor armazenado em sua própria embalagem, em local plano, fresco e
seco - a umidade pode afetar muito a qualidade do papel. Se a sua equipe tiver
o hábito de abrir uma nova resma de papel e deixar os restos na prateleira, uma
caixa de armazenamento de plástico também pode ser uma boa ideia.
7. Mantenha uma
lixeira perto.
Não que você nunca encontre o culpado, mas as
copiadoras têm a tendência de se parecer como um cantinho do café - as pessoas
não podem colocar seus copinhos de café sobre elas! Tente pensar como seus
usuários, e se isso é um problema constante em seu escritório, tente manter um
lixo perto, então talvez eles entendam. Uma bandeja de papel para rascunho também
é uma boa, pois assim fica tudo bem organizado.
8. Coloque um infográfico
sobre o que fazer quando a copiadora atola papel.
É uma dica bem simples, mas funciona. Se você não
quiser que seus funcionários tentem eliminar um atolamento de papel de qualquer
maneira, coloque um pequeno desenho explicativo bonito ao lado da sua copiadora
(que seja bem visível) que detalha exatamente o que fazer se a copiadora
funcionar mal. Claro que, a necessidade disso se reduzirá se houver um
treinamento adequado dos usuários.
9. Lembre a todos para respirar fundo.
Enquanto estamos falando de atolamentos de papel, por
mais frustrante que seja, ainda mais quando você está atrasado e sua
apresentação encrava a copiadora, não se esqueça de que é apenas uma máquina.
Não tem nada contra você. E, se você começar a puxar páginas para fora de
qualquer maneira, poderá danificar o equipamento.
Respire fundo.
Siga as instruções da tela, e, acima de tudo, ABRA
CUIDADOSAMENTE AS BANDEJAS E TAMPAS.
Muitas vezes, uma página está a meio caminho entre uma
área e, se você puxar a gaveta aberta com muita rapidez, ela irá rasgar,
deixando as peças presas em lugares onde apenas seu técnico de reparos pode
chegar. Siga as dicas da tela e gire os mostradores que ele diz e você pode
acabar com o papel atolado.
Pronto! Essas são 9 maneiras de tornar a vida com sua
copiadora mais fácil.
Esperamos ter ajudado.
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